La fatiga causada por las reuniones virtuales va en aumento y puede dañar el ánimo de los trabajadores. A continuación presentamos algunas formas de crear una sensación de cercanía cuando las personas están físicamente lejos.

Desde el repentino inicio del confinamiento y del trabajo remoto, hace un año, la dependencia de las plataformas digitales ha aumentado exponencialmente. Por ejemplo, los ingresos de Zoom Video Communications en 2020 fueron de 622.7 millones de dólares, 88 por ciento más que el año anterior. A pesar de los muchos beneficios de las plataformas de videoconferencias, los efectos psicológicos de la “fatiga de Zoom” pueden ser perjudiciales, como se explica en un estudio publicado en febrero en la revista Technology, Mind and Behavior, en el que se identifican las cuatro causas principales del agotamiento provocado por las teleconferencias.

Susan McPherson, gurú y consultora de comunicación, nos dice cómo aprovechar al máximo las plataformas de conferencias digitales en el siguiente extracto de su nuevo libro, The Lost Art of Connecting (El arte perdido de conectar, sin traducción al castellano, McGraw-Hill, marzo). En un momento en el que las personas se sienten tan desconectadas entre sí, el consejo de McPherson es esencial para fomentar las relaciones laborales.
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Fran Hauser es inversionista y asesora en empresas de reciente creación. Al haber trabajado como presidenta del área digital del Grupo de Estilo y Entretenimiento de Time Inc., también es filántropa y defensora de las mujeres en los negocios. Con el fin de hacer que las reuniones virtuales sean un poco más personales e íntimas, Hauser recomienda iniciar la reunión dando seguimiento a algo que alguien dijo en la reunión anterior. Por ejemplo: “¿Cómo salió aquella negociación con el cliente, Susan?” O, si no se trata de una reunión recurrente, ve si puedes encontrar algo más que preguntar al inicio de la reunión.

¿Se realizó algún evento local donde vive esa persona y sobre el cual le puedas preguntar?

Hauser señala que todos nosotros, sin importar el cargo que ocupemos o la naturaleza de nuestra relación de negocios, necesitamos sentirnos vistos y psicológicamente seguros. Hauser me indicó que, para ella, esto es extremadamente importante. De hecho, en 2016 Google llevó a cabo una investigación para descubrir qué era lo que conformaba a los mejores “equipos”. Querían descubrir qué es lo que hace que los equipos sean productivos.

Creían que descubrirían que los mejores equipos eran aquellos con los miembros más brillantes o cuyos integrantes son capaces de pensar ágilmente en situaciones intensas. Sin embargo, eso no fue todo lo que encontraron. En cambio, el resultado de la investigación de Google fue que los equipos más efectivos son aquellos que generan la mayor seguridad psicológica.

Cuando los miembros de los equipos se sienten vistos y escuchados, tienen un mejor desempeño. Y dado que las reuniones digitales o virtuales como las que se realizan a través de Zoom y Hangouts pueden parecer más distantes y menos personales, el consejo de Hauser es muy acertado: ofrece retroalimentación y haz saber a las otras personas que las estás escuchando. Hazlas sentir vistas y escuchadas de alguna forma.

OTRAS FORMAS DE FOMENTAR LA CERCANÍA EN EL ENTORNO DIGITAL

Michael Ronen, director creativo interesado en el diseño de experiencias transformadoras, deseaba explorar cómo crear intimidad digital en la época del distanciamiento físico. Junto con el Colectivo Co-Reality, Ronen desarrolló una fiesta virtual llamada Bodyssey para ver si era posible fomentar la cercanía y la conexión profunda mientras las personas se reunían virtualmente. Lo que aprendió es que, para que se produzca una verdadera intimidad en línea, especialmente a través de la tecnología de reuniones virtuales, el número ideal de participantes es, al parecer, de alrededor de seis personas.

Ronen también descubrió que existen muchas formas de fomentar la intimidad digital. Cuando no puedes compartir el mismo espacio físico, existen otros que si puedes compartir: el mismo estado físico (por ejemplo, moviéndote al mismo ritmo), un espacio similar (como mirar la luna en el exterior), saborear la misma comida o bebida o usar los mismos accesorios o disfraces.

En algunos casos, el uso del espacio físico de tu casa, en lugar de excluirlo como se hace típicamente en una llamada de Zoom, puede fomentar las relaciones. Si eres el anfitrión de una llamada de video, puedes pedirle a cada miembro de tu equipo que se reúna en la “sala de conferencias”, para crear la sensación de estar juntos. Puedes usar el mismo fondo de Zoom, por ejemplo.

Los usos creativos de plataformas como Bodyssey revelan cuánto espacio hay para la innovación al conectarse digitalmente y cómo al crear reuniones en línea de manera cuidadosa se deja aún mucho espacio para la intimidad y la conexión profunda.

APROVECHAR AL MÁXIMO CADA REUNIÓN

Un día solo tiene 24 horas, sin importar cómo lo dividas. Sin embargo, la mayoría de nosotros sentimos que nuestro tiempo es cada vez más escaso. Aprovechar al máximo el tiempo de nuestras reuniones tiene una alta prioridad. Ya sea que hayas decidido asistir a la reunión a través de una conversación en línea con un hashtag o mientras bebes café, es necesario que te prepares con tiempo. Da pasos proactivos para mantener la conversación centrada y adecuadamente breve.

Recuérdate a ti mismo tu objetivo: ¿quieres lograr una entrevista de trabajo? ¿Quieres tener una oportunidad para hablar?

¿Quieres que tu nuevo producto sea reseñado en los medios de comunicación? A final de esta reunión concreta, ¿cómo sabrás que has tenido éxito? Oblígate a responder esta pregunta. (¡Si no sabes la respuesta, entonces pregúntate por qué organizaste esa reunión!)

Antes de la reunión prepárate para enfrentar situaciones inesperadas: ¿qué pasa si la reunión no sale bien? ¿Qué ocurre si la conversación se sale de curso? ¿Qué puedes hacer para que retome una dirección productiva? Desde luego, no puedes llegar a una reunión con una mentalidad robótica y prescriptiva y esperar que se produzca una relación fructífera.

Considera estas reuniones iniciales como una oportunidad para aprender y céntrate en la otra persona: ¿qué puedo aprender de ella? Como decía mi difunto padre: la brevedad es la clave. Quieres que tus interlocutores acaben pidiendo más.

Si tu reunión, discurso de ventas o presentación está programada para durar 45 minutos, expón 30 minutos de material y ofrece 15 minutos de preguntas y respuestas. No te limites simplemente a difundir información entre la audiencia; ellos quieren participar, interactuar y participar. Ofrece siempre eso, independientemente de si se trata de una reunión o de una presentación. Las personas se promueven a ellas mismas en poco tiempo cuando tienen una reunión con un cliente importante, y piensan: “Solo tengo una oportunidad”.

Sin embargo, la vida no funciona así, ¿verdad? Si durante esta conversación tu voz interna te dice “tengo que actuar e impresionar a esta persona”, no serás tú mismo. Serás una representación ansiosa y nerviosa de tu verdadero yo. Pero cuando te decides a cultivar una relación a largo plazo no tienes que conseguirlo todo en 45 minutos. Tú y las otras personas tienen toda una vida para colaborar, para resolver problemas, para llegar a conocerse entre sí y lograr que las cosas ocurran.

ESCUCHA (PERO ESCUCHA DE VERDAD)

Quizás aún más importante que lograr que la reunión o conversación sea breve es escuchar intensamente mientras estás ahí. Es tan obvio que hasta parece absurdo. Sin embargo, los seres humanos somos notoriamente malos para escuchar. No solo lo hacemos muy mal, ¡sino que tampoco estamos interesados en ello!

Una distinción clave que la mayoría de las personas pasan por alto: oír y escuchar no son lo mismo. Oír se relaciona con la vieja parte reptiliana del cerebro (“¿eso que acabo de oír es un tigre?”). Oír es más rápido que ver, y es muy diferente de escuchar. Escuchar es el proceso mental de seleccionar cosas en las que centrar nuestra atención y a las cuales asignar un significado. Se trata de una habilidad.

¿Has oído hablar de la escucha selectiva? Como cuando le pides a alguien que saque la basura, pero esa persona te responde: “¡No te oí!”. En realidad, toda la escucha es selectiva: cada uno de nosotros retenemos los sonidos en forma distinta: cada uno de nosotros retiene los sonidos en forma diferente.

Podemos salir de la misma conferencia junto con otras 500 personas con una interpretación muy distinta a lo que se expuso. El mecanismo de escucha de cada persona es único. Los seres humanos escuchamos a través de un conjunto de filtros, lo que significa que asignamos distintos significados a lo que escuchamos. Si tienes en cuenta cómo escuchar a los demás, independientemente de si tu público se compone de una sola persona o de 1,000, puedes dar en el blanco en lugar de fallar completamente. Se trata de sintonizarte con tu público y con esta idea de recibir información.

El Dr. Julian Treasure, experto en sonido y comunicaciones cuya misión es ayudar a las personas y organizaciones a escuchar mejor y crear sonidos más sanos y más efectivos, incluso en el acto de hablar, dice: “Escuchar es la entrada a la comprensión. Es muy difícil inspirar las personas si no les hablas adecuadamente”.

Desde luego, escuchar en Zoom o en cualquier otra plataforma digital es aún más desafiante que hacerlo en la vida real. En una reunión virtual, generalmente no haces más que mirar tu rostro y el de tus colegas o consumidores. (¿Tengo restos de comida entre los dientes?) Asimismo, tampoco tienes que estar tan atento: un rápido mensaje de texto, un sutil vistazo a tu correo electrónico; tienes a tu alcance miles de escapes ante una presentación aburrida. Añade a eso la posibilidad de que tu pareja, tu hijo o tu compañero de habitación también trabajen desde casa, ¡y verás que la escucha intencionada podría convertirse en un sueño inalcanzable!

Por eso mantén tu atención, o al menos, haz que sea más difícil distraerte: cierra la puerta, deja tu teléfono celular en otra habitación, coloca al perro en su canasta, deja una nota donde indiques a los demás que estás en una llamada y que no pueden interrumpirte, y comprométete a escuchar con toda atención.
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Extracto de The Lost Art of Connecting: The Gather, Ask, Do Method for Building Meaningful Business Relationships (El arte perdido de conectar: El método de reunir, preguntar y hacer para establecer relaciones de negocios significativas, sin traducción al castellano) de Susan McPherson (McGraw Hill). Publicado en cooperación con Newsweek / Published in cooperation with Newsweek