Para la práctica del derecho en la actualidad es necesario contar con herramientas que promuevan la productividad y eficiencia.
DESDE 2002, Genius Soft ofrece soluciones tecnológicas para el sector legal en México y varios países de América Latina, como Colombia y Ecuador, las cuales tienen como objetivo ordenar y optimizar los procesos de las firmas legales y llevar un control eficiente de sus operaciones.
Esto se lleva a cabo gracias a una plataforma que les permite a estas empresas la posibilidad de ordenar la parte financiera, la operativa, así como analizar los segmentos comerciales a los que están dirigidos; de esta forma, las firmas legales ya no tienen que importar este tipo de herramientas de Estados Unidos o del Reino Unido.
En entrevista con Newsweek México, Joel Sánchez, CEO de Genius Soft, detalla que Genius Legal, la herramienta que ofrecen, tiene diferentes módulos enfocados a cubrir las distintas necesidades de una firma legal, como el tiempo de facturación, la parte contable y fiscal, así como aplicaciones basadas en business intelligence que permiten mejorar la productividad de dichas firmas.
“La parte operativa la llevamos con módulos como Propiedad Intelectual, Litigio, Control Societario, que en este caso van directamente a la gestión que hacen los abogados de cada uno de los asuntos. Les dan indicadores en cuestión operativa de los términos que tienen con la autoridad, en qué estatus está cada asunto, optimizándoles el quehacer diario. Tenemos un módulo de CRM (gestión de las relaciones con los clientes, por sus siglas en inglés) que los ayuda a administrar los esfuerzos comerciales que hace la firma”, explica el ejecutivo. Uno de los principales retos que ha enfrentado Sánchez ha sido convencer a un sector renuente al cambio de la necesidad de incorporar herramientas tecnológicas de vanguardia en su operación diaria.
“Ha sido una labor de muchos años. Hemos inculcado mucho el tema de institucionalización dentro de las firmas, que se vean como empresas ordenadas, que tienen que medir, delegar ciertas cuestiones administrativas, de negocio, comerciales, hacia un equipo profesional que los apoye a ejercer mejor su práctica. Es importante saber que la tecnología está presente y ellos tienen que involucrarse y convivir con ella, aprovechar que les puede ayudar mucho en su labor diaria y pueden dar mejor servicio a sus clientes”, comenta.
SOLUCIÓN INTEGRAL
Los más de 20 años de experiencia en el desarrollo de herramientas enfocadas hacia el sector legal han permitido a la empresa desarrollar soluciones integrales hechas a la medida de cada firma para que vivan la mejor experiencia; pero también han logrado detectar qué procesos son susceptibles de automatizar para que los abogados se dediquen de lleno a las actividades realmente importantes.
“Por automatización vamos a considerar aquellos procesos repetitivos, que tienen los mismos insumos. La parte legal cuenta con muchos procesos de este estilo, generalmente ligados a trámites: llámese migratorios, de control societario, y varios de este tipo como elaboración de contratos. Ahora vemos ya soluciones como Smart Contract, donde nos ayudan a ejecutar contratos más eficientemente. Son todos aquellos procesos que no generan valor los que hay que automatizar”, explica.
De esta manera, el personal de las firmas legales tendrá mayor oportunidad de aplicar su experiencia legal en actividades que generen valor. Adicionalmente, estas herramientas permiten hacer a un lado la subjetividad y contar con indicadores de productividad tanto para la firma en su conjunto como para cada uno de sus integrantes.
“En Genius lo que hemos hecho es crear una solución que les permita tanto el control del tiempo de las actividades de los abogados, como también calcular todo lo que va relacionado al costo directo e indirecto de cada uno de los abogados. Todo eso lo que nos va a arrojar son indicadores financieros”.
Con este tipo de indicadores financieros se puede conocer si ha sido rentable la relación entre las horas invertidas en un caso y su resultado, por ejemplo, y esto se logra gracias al uso de business intelligence dentro de las herramientas de Genius Soft. “Esto nos lleva a tomar mejores decisiones respecto a nuestro negocio, saber qué áreas de prácticas son rentables y a qué les tenemos que apostar más, cuáles hay que trabajar más en la eficiencia, en automatizar, en quitar algunos costos que tal vez están encareciendo nuestro servicio. Beneficiando a los despachos en la parte de compensación de socios, también tener sistemas o modelos mucho más justos de compensaciones, que puedan ayudar al crecimiento de las firmas y también al desarrollo de sus abogados en la parte profesional con un plan de carrera alineado a la productividad”, detalla el CEO de la empresa de tecnología.
SEGURIDAD, FUNDAMENTAL
Para nadie es un secreto que pocos sectores manejan información y datos tan delicados como el de las firmas legales, como, al apostar por el uso de herramientas tecnológicas como una vía para mejorar la productividad, la seguridad digital se convierte en un tema fundamental.
Genius Soft puede ofrecer las mejores alternativas en este rubro para evitar fugas de información o caídas de sistemas que afecten los asuntos que llevan estas Firmas. “Las herramientas están en una plataforma nube y lo que hemos buscado son aliados tecnológicos de primer mundo, como Rackspace, que es una empresa mundialmente reconocida por todos los esfuerzos en el orden tecnológico que tienen”.
El ejecutivo agrega que, en el rubro de la seguridad digital, también ofrecen una gama de alternativas como el control del acceso a los aplicativos y su distribución, o contar con herramientas de inteligencia artificial para detectar situaciones anormales en la actividad de un usuario. “En este caso, los temas reactivos también son importantes tomarlos en cuenta, así como los temas de prevención. En temas reactivos puedes tener un plan de continuidad de negocio donde tengas en paralelo una arquitectura que te permita dar esa continuidad en caso de que suceda algún evento de este estilo, donde puedas disponer de otro data center que le pueda dar este tipo de continuidad”, afirma. N
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